Muchas veces se nos presenta el problema de la organización. Nos resulta difícil organizar nuestras ideas cuando estamos tratando con un problema en nuestro trabajo que nos dificulta el avance. Es entonces cuando un diagrama de afinidad podría ayudarnos a ver las cosas desde un punto de vista diferente. Además, podría aclararnos muchos de esos problemas.

Las palabras ‘diagrama de afinidad’ pueden sonar un poco extrañas, pero es un método que sirve para organizar las ideas de un grupo sobre un problema que resulta difícil en un área concreta del trabajo.

Lo fundamental

• El diagrama de afinidad es una de las siete herramientas de gestión existentes en la actualidad.
• Permite la organización agrupada de una gran cantidad de información sobre un problema en concreto del área de trabajo.
• Es necesario un grupo de personas para llevar a cabo el diagrama de afinidad.

Todo lo que debes saber sobre un diagrama de afinidad

El diagrama de afinidad, al que se conoce también como método de Kj, surgió en 1980 de la mano del Dr. Kawakita Jiro. Su uso implicaba la organización de las ideas aportadas por un grupo concreto de personas sobre cómo lidiar con un problema en un área del trabajo.

El diagrama de afinidad es una de las siete herramientas de gestión existentes en la actualidad. (Fuente: vasily merkushev: 59335568/ 123rf.com)

1. ¿Qué es un diagrama de afinidad?

El diagrama de afinidad es un diagrama que se utiliza para la organización de ideas que aporta un grupo sobre un problema complejo que se tiene de un área concreta.

Se trata de una técnica de grupo que ayuda a entender la estructura de un problema mediante la colaboración grupal. Forma parte de las siete herramientas de gestión principales.

2. ¿Cómo se elabora un diagrama de afinidad?

A continuación, te mostramos cuáles son los pasos a seguir para elaborar un diagrama de afinidad.

1. Definir el problema y el objetivo. Es el paso inicial a la hora de crear uno de estos diagramas.
2. Generar los elementos. Este paso consiste en generar las ideas que se crean necesarias según el problema. Es preferible que cada uno apunte sus ideas en post-its individuales.
3. Visualizar los elementos. Coloca las ideas de cada participante en una superficie o pizarra y haz que todos se coloquen a su alrededor.
4. Agrupar las ideas. Cada uno de los asistentes comenzará a ordenar las ideas presentadas como le parezca. El criterio es agrupar las ideas que tengan características en común.
5. Discusión. Con moderación, discute con tu equipo el orden que han tomado los elementos. En este paso podréis hablar de sus características o los patrones que hayan encontrado, entre otras cosas.
6. Elegir un nombre para cada agrupación. Da un título que describa cada agrupación de ideas.
7. Posterior al diagrama de afinidad. En este paso, el problema ya estará analizado y tendrás una comprensión al respecto. El diagrama de afinidad te permite hacer un análisis más detallado. Esto ya depende del equipo de trabajo y de cómo se quiera proceder.

El diagrama de afinidad, al que se conoce también como método de Kj, surgió en 1980 de la mano del Dr. Kawakita Jiro. (Fuente: pngjoy)

3. ¿Qué se necesita para crear un diagrama de afinidad?

Para crear un diagrama de afinidad es necesario contar con un grupo de personas capacitadas. Además, se requiere de un líder o facilitador que ayude a que fluya la conversación y dirija al grupo durante los pasos del proceso.

También se necesitan post-its y una pizarra o tarjetas de papel para que los miembros del grupo puedan escribir sus ideas respecto al problema. La pizarra funcionará también para mostrar visualmente las ideas. En caso de no tener una pizarra, un tablero grande donde poder exhibir las ideas y agruparlas según vaya dando lugar será muy útil.

4. ¿Cuáles son los pros de un diagrama de afinidad?

Como indica Betancourt (1), los pros del diagrama de afinidad son varios. Te los mostramos a continuación:

• Te permite organizar muchas ideas y conceptos. Es especialmente útil si tienes un gran volumen de información desorganizada.
• Te da la oportunidad de entender más a fondo el problema.
• Gracias a su utilización, consigues enfocar los esfuerzos del grupo de trabajo haciendo que la comunicación sea más fluida.
• Al ser un método visual, induce a la creatividad del grupo.
• Facilita el análisis posterior.
• Es usado en multitud de campos y, además, al ser una de las siete nuevas herramientas de calidad, lo puedes usar en temas de control de calidad.

5. ¿Cuándo se puede usar un diagrama de afinidad?

Este tipo de diagramas pueden usarse cuando existe un problema en un área de trabajo que resulta difícil de solucionar. En estos casos, se utiliza el diagrama de afinidad para organizar una gran cantidad de datos que se obtienen a través de la lluvia de ideas que forma parte del proceso de creación de dicho diagrama.

Para crear un diagrama de afinidad es necesario contar con un grupo de personas capacitadas. (Fuente: perig76: 89220348/ 123rf.com)

Resumen

El diagrama de afinidad se presenta como una herramienta útil y fácil de usar. Además, este no solo te permite encontrar soluciones a los problemas específicos de tu trabajo, sino que también te permite incentivar la comunicación del grupo de trabajo y la participación y el trabajo en grupo.

Asimismo, la utilización del diagrama de afinidad te permite la posibilidad de realizar un análisis más profundo del problema si lo requieres y es fácilmente combinable con otras técnicas de trabajo. Básicamente, el diagrama de afinidad es la organización de una gran cantidad desestructurada de información respecto a un tema en concreto.

(Fuente de la imagen destacada: Vadym Pastukh: 151669716/ 123rf.com)